Учет коуч-часов, транскрипция, тестирование

Журнал регистрации коуча

Конфиденциальность

Предоставление информации о клиенте

В соответствии с Этическим кодексом ICF, необходимо получать согласие от каждого клиента на указание информации о нем. Согласие может быть устным и его не обязательно предоставлять ICF. Имена клиентов, которые не дают свое согласие на то, чтобы их указали в журнале регистрации коуча, не включаются в список, кроме тех случаев, когда существует договоренность с третьей стороной или организацией, которая соблюдает политику конфиденциальности. В этом случае необходимо предоставить рекомендательное письмо от организации.

Использование информации о клиенте ICF

Информация о журнале регистрации  коуча с именами клиентов может быть направлена Вам только сотрудниками ICF. Информация о клиенте никогда не передается и не продается другой стороне и не может быть использована нигде, кроме случаев, когда рассматривается заявка коуча на получение или обновление сертификата. ICF может связаться с клиентами, указанными в журнале регистрации коуча, для подтверждения информации, указанной в журнале. Клиентам не задают вопросы о темах, которые рассматривались на сессиях.

Определения/Документация

Как только Вы начали проводить коуч сессии, Вам необходимо начать регистрировать часы коуч сессий с клиентами. Простая электронная таблица является наиболее эффективной (смотрите образец ниже). Четыре типа клиентов могут быть включены в журнал регистрации коуча: индивидуальные клиенты, групповые клиенты, внутренние клиенты, и клиенты третьей стороны.

Часы коуч сессий с клиентами

Один час коуч сессии с клиентом это 60 минут коучинга с клиентом, который нанял Вас в качестве коуча и ни в коем случае ни в каком другом качестве. (Менторинг или супервизия не считаются часами коуч сессий с клиентами).

Часы коуч сессий, которые длились менее 60 минут, будут считаться часами коуч сессий с клиентами частично (например, 30 минут коуч сессии с клиентом будет считаться, как 0,5 часа коуч сессии с клиентом). Коучинг должен проводиться лично, по телефону или с помощью других  голосовых технологий.

Оплаченные часы

Оплаченные часы включают:

  • Часы коуч сессий, за которые коуч получает оплату от клиента (оплата может быть в любом размере, а также бартер товарами или услугами, включая обмен коуч сессий на коуч сессии)
  • Внутренний коучинг, который соответствует определению, указанному ниже.
  • Коучинг третьей стороны, который соответствует определению, указанному ниже.
  • Обучающиеся могут проводить коуч сессии друг другу внутри программы тренинга в качестве бесплатных услуг (тренеры, супервайзеры или менторы не могут засчитывать часы коучинга во время проведения обучения).

Бесплатные часы коучинга

  • Обучающиеся могут проводить коуч сессии друг другу внутри программы тренинга в качестве бесплатных услуг (тренеры, супервайзеры или менторы не могут засчитывать часы коучинга во время проведения обучения).
  • Коучинг в качестве волонтера или благотворительности

Проведение коуч сессий коучами друг для друга

Коуч сессии коучами друг для друга – это обмен коуч сессиями между двумя людьми:

  • Проведение коуч сессий коучами друг для друга (вне тренинговой программы) могут засчитываться как оплаченные часы или  часы, полученные бартером)
  • Проведение коуч сессий коучами друг для друга (внутри тренинговой программы) могут быть засчитаны как бесплатные услуги только для обучающихся программы.
  • Коуч сессии коучами друг для друга (внутри Программы взаимного коучингамогут засчитываться как оплаченные часы )

Индивидуальные клиенты

Для каждого индивидуального клиента в журнале регистрации коуча необходимо указывать следующую информацию:

  • Имя клиента, адрес электронной почты и номер телефона
  • Начальную и конечную дату отношений коуч-клиент
  • Количество оплаченных и бесплатных часов коуч сессий клиента

Клиентов, которые не хотят, чтобы их имена указывались в журнале, не нужно регистрировать в журнале.  Согласие может быть устным и его не обязательно предоставлять ICF.

Групповые коуч сессии

Чтобы квалифицироваться в качестве группового коучинга, участникам необходимо определить повестку дня, а также сессия должна проводиться в интерактивном режиме (синхронное взаимодействие между коучем и участниками). Документировать индивидуальные коучинговые часы и групповые коучинговые часы в журнале регистрации необходимо отдельно.

Для групповых коуч сессий, в журнале регистрации коуча необходимо указывать следующую информацию:

  • Имя одного клиента из группы и электронный адрес (не нужно указывать имена каждого клиента в группе или название группы)
  • Начальную и конечную дату отношений коуч-клиент
  • Количество оплаченных или бесплатных часов коуч сессий в группе
  • Количество клиентов в группе (только группы до 15 человек и менее могут быть засчитаны)
  • Нельзя умножать количество часов на количество участников в группе. Если Вы проводите коуч сессии для группы из 15 человек, то можете засчитать только 1 час коучинга, а не 15 часов

Каждый участник группы считается клиентом с целью соответствия общему количеству участников в группе (Тренинг/обучение, менторинг, проведение  семинаров и т.д. не может засчитываться как коуч сессия клиентов).

Внутренний коучинг

Внутренний коучинг – это коучинг, который осуществляется в процессе работы коуча в какой-либо организации. Прямой коучинг – это коучинг для тех работников, для которых коуч является непосредственным руководителем в организации. Такие часы не могут быть засчитаны в качестве часов коуч сессий. Внутренние клиенты могут быть зарегистрированы, как и другие индивидуальные или групповые клиенты, если только не имеет место организационная конфиденциальная политика, которая не позволяет вам раскрывать информацию о клиенте.

Если политика конфиденциальности не имеет место, которая не позволяет Вам предоставлять информацию о клиенте, Вам необходимо отобразить следующую информацию в журнале регистрации коуча:

  • Имя клиента, адрес электронной почты и номер телефона
  • Начальную и конечную дату отношений коуч-клиент
  • Количество оплаченных и бесплатных часов коуч сессий клиента

Если по причине соблюдения конфиденциальности Вы не можете предоставить информацию о клиенте, необходимо предоставить рекомендательное письмо от представителя организации, который знаком с Вашей работой. Письмо должно быть подписано и  оформлено на фирменном бланке компании и включать следующую информацию:

  • Ваше имя
  • Имя и контактную информацию представителя организации
  • Должность представителя организации
  • Описание Вашей роли в организации
  • Подтверждение о соблюдении политики конфиденциальности в организации
  • Подтверждение о количестве проведенных часов коуч сессий с клиентами и период времени, в который проводился коучинг

Для внутренних конфиденциальных клиентов эта информация будет включена в рекомендательное письмо и тогда Вам не нужно будет включать их в журнал регистрации коуча.

Коучинг третьей стороны

Коучинг третьей стороны – это коучинг, в котором:

  • Коуч получает оплату от организации за проведение коуч сессий с клиентом, или
  • Коуч добровольно проводит коуч сессии с клиентом от имени организации, которая получает оплату от клиента

Оплата может определяться коучем самостоятельно, а также выражаться в виде бартера товарами или услугами. Клиентов третьей стороны также записывают в журнале регистрации коуча, если только не соблюдается политика конфиденциальности, которая не позволяет отражать информацию о клиенте. Если существует политика конфиденциальности, тогда необходимо предоставить рекомендательное письмо рекомендацию от представителя организации, который знаком с Вашей работой. Письмо должно быть подписано и  оформлено на фирменном бланке компании и включать следующую информацию:

  • Ваше имя
  • Имя и контактную информацию представителя организации
  • Должность представителя организации
  • Описание Вашей роли в организации
  • Подтверждение о соблюдении политики конфиденциальности в организации
  • Подтверждение о количестве проведенных часов коуч сессий с клиентами и период времени, в который проводился коучинг

Для внутренних конфиденциальных клиентов третьей стороны эта информация будет включена в рекомендательное письмо, и тогда Вам не нужно будет включать их в журнал регистрации коуча.

Образец журнала коуча

ICF рекомендует использовать журнал регистрации коуча ICF (.xls) для того, чтобы проследить и документировать опыт работы коуча с клиентами. Использование формы в программе excel облегчает процесс сертификации и делает его наиболее эффективным.

Предоставление документации

Не отправляйте документацию в головной офис ICF по почте или электронной почте. Приниматься будет только та документация, которая указана в онлайн заявке.

Вопросы?

Какие часы считаются платными?

Платными считаются часы:

  • Коуч-часы за любой гонорар.
  • Часы, проведенные по бартеру, в обмен на коучинг.
  • Коуч-часы, проведенные штатным сотрудником внутри организации (не засчитываются часы, если коуч является непосредственным наставником/руководителем клиента).
  • Оплаченные часы, проведенные для организации внешним коучем.

ВНИМАНИЕ:

  • Не являются платными часы, проведенные студентами коучинговых программ друг для друга в рамках программы обучения! Если студенты проводили коуч-сессии друг для друга не в рамках программы обучения, такие часы являются платными, т.к. проводились по бартеру.
  • Не засчитываются как коуч-часы часы менторинга и супервизии.

Что считается 1 часом в коучинге?

1 час = 60 мин. 30 мин. = 0,5 часа, 15 мин. = 0,25 часа.

Какую информацию нужно предоставлять о клиентах коучинга?

Вы заносите в таблицу следующую информацию (на английском языке!!!)

  • Имя клиента.
  • Контактная информация клиента (email или телефон).
  • Дата начала и завершения контракта с клиентом.

Внимание: в американской традиции принято записывать дату иначе, чем в российской. Сначала указывается месяц, затем число, в конце год. Например, дата 29 марта 2017 года (29.03.2017) по-американски будет записана следующим образом: 3/29/2017. В целях облегчения проверки коуч-часов лучше даты записывать согласно американской традиции. При этом в ICF нет требования относительно способа записи даты.

  • Количество платных коуч-сессий (в часах).
  • Количество установочных/бесплатных сессий (в часах).
  • Количество групповых (до 15 чел.) коуч-сессий (в часах).
  • Контакты внутренних заказчиков или третьих сторон (по условиям договора).

Как считать часы группового коучинга?

Обратите внимание, что Вы можете засчитывать групповые коуч-часы только если размер группы не превышает 15 человек!

Если у Вас проведено 2 часа (по 60 мин.) группового коучинга для группы не более 15 человек, в таблицу Вы вносите 2 часа группового коучинга.

Существует ли форма для учета коуч-часов?

Да, таблицу для заполнения Вы можете скачать здесь: журнал регистрации коуча ICF

На странице Вы увидите желтую кнопку «Download ICF Client Coaching Log Template»

Транскрибирование коуч сессий

При заполнении заявки на получение сертификата по пути «Портфолио» необходимо предоставить транскрипцию каждой записанной коуч-сессии, отправляемой асессорам.  Представленные записи коуч сессий должны быть записаны слово в слово на основании аудио-записи, которая осуществлялась в процессе коуч сессии.

Обоснование

Частью работы ICF является усиление системы рассмотрения и оценки записанных коуч сессий. На основании рассказов опытных консультантов (экспертов) ICF об использовании методов при проведении оценки заявок кандидатов , а также изучения похожих видов оценки, которые проводились другими аттестационными органами и исследователями, работающими в области анализа разговоров, было выяснено, что использование транскриптов в качестве дополнения к аудиозаписи  является широко применимой практикой и признается одним из лучших способов объективности оценки заявок, а также положительно влияет на качество обратной связи.

В результате ICF был создан новый тренинг для экспертов и проведен эксперимент, когда экспертам были предоставлены дословные транскрипты в качестве дополнения к записанным сессиям на аудио. Результаты эксперимента показали, что наличие транскритов помогает получить более достоверные оценки и детальные комментарии при обратной связи.

ICF признает, что транскрибирование записанных коуч сессий ни в коем случае не заменяет прослушивание записанной сессии. Прослушивание и прочтение транскипта коуч сессии происходит отдельно и это учитывается в процессе подготовки экспертов. ICF считает, что требование транскриптов для всех аудио записей усилит процесс оценки, и будет способствовать получению более надежных результатов и высоко-квалифицированной обратной связи для кандидатов.

Часто задаваемые вопросы

В: Что такое транскрипция сессии?

О: Транскрипция сессии это  преобразование разговора, записанного на аудио в дословный текст. Транскрипт  коуч сессии должен включать полный слово в слово разговор, который происходил между Коучем и Клиентом во время коуч сессии. Тот, кто будет читать транскрипт должен иметь возможность увидеть, кто говорил, коуч или клиент в любой момент разговора.

В: Можно ли использовать приложение или другое программное обеспечение для создания транскриптов?

О: Да, но при условии, что транскрипт будет слово в слово передавать запись коуч сессии.  Также убедитесь, пожалуйста, в том, что из любого места транскрипта ясно, кто говорит: коуч или клиент. Образец транскрипта сессии представлен ниже.

В: Могу ли я воспользоваться услугами какой-либо компании для выполнения транскрипта?

О: Да. Вы можете ввести в поисковике «транскрибирование аудио записей» или «услуги транскрибирования интервью», чтобы найти поставщика подобных услуг.

В: На каком языке должен быть транскрипт?

О: Для русскоязычных коучей, транскрипт должен быть на английском  языке.

В:  В каком формате необходимо представлять транскрипт?

О: Транскрипты можно представлять в PDF, MSWord или в других текстовых редакторах.

Образец транскрипта сессии

Детали транскрибирования:

Дата: 12-Ноябр_2012
Вложен аудио файл: Obrazectranskripta.mp3

 

Результаты транскрибирования:

Клиент 00:00 Итак, привет Сэм.
Коуч 00:02 Привет, Мэри. Как у тебя сегодня дела?
Клиент 00:05 У меня все хорошо, спасибо. А у тебя?
Коуч 00:07 Отлично.
Клиент 00:08 Хорошо.
Коуч 00:09 Абсолютно. Я рад, что сегодня могу провести коуч сессию с тобой.
Клиент 00:12 Хорошо, спасибо.
Коуч 00:13 Итак, расскажи мне какую тему или цель ты выносишь сегодня на коучинг.
Клиент 00:19 Ну, раньше я был учителем и в настоящее время сменил род деятельности на коуча, я стал коучем в 2001 году и мне это действительно нравится. Сегодня я хотел бы поговорить о том, как мой опыт в образовании мог бы быть полезным в коучинге.
Коуч 00:47 ……………………………

 

Он-лайн тестирование

Все кандидаты, претендующие на сертификат,  проходят  он-лайн тестирование. Тест представляет собой список вопросов с  несколькими вариантами ответов.  На прохождение теста дается одна попытка. Время, которое выделяется на прохождение теста 3 часа.

Обоснование

На основании проведенных командой ICF исследований командой ICF , направленных на понимание знаний и навыков, которые играют важную роль в практике коучинга., было определено что в своей профессиональной практике коучи в основном полагаются на  определение коучинга ICF, Ключевые компетенции  и Этический Кодекс . Имея в виду это обстоятельство, были сделаны  выводы, что владельцу сертификата необходимо продемонстрировать совокупность этих знаний. Достаточно большая команда коучей ICF, выступая в качестве экспертов в данной области внесла огромный вклад в разработку он-лайн тестирования ICF (СКА), инструмент, который может быть использован для измерения данной совокупности знаний и понятий о коучинге. Таким образом  требование сдачи данного экзамена поможет гарантировать то, что владельцы сертификата ICF владеют основополагающими знаниями, которые,  важны для развития высоко-квалифицированных и профессиональных коучей.

Процедура

После рассмотрения заявки на получение сертификата, персонал ICF связывается с кандидатом по электронной почте. В письме указываются необходимые действия, которые необходимо выполнить для обновления сертификата. Список действий варьируется в зависимости от типа сертификата, на который претендует кандидат.

Языки он-лайн тестирования

Он-лайн тестирование СKA предлагается на следующих языках: китайский, чешский, датский, английский, французский, немецкий, венгерский, итальянский, японский, корейский, польский, португальский, русский, испанский, шведский и турецкий.

Временные рамки

Приглашение для прохождения теста кандидат получает на почту после процедуры рассмотрения заявки.  Время рассмотрения заявки на сертификацию зависит от того уровня сертификата, на который подается заявка. Примерное время рассмотрения заявки в зависимости от типа сертификата: ACC, ACTP, ACC, ACST или PCC ACTP – 4 недели, Портфолио ACC или PCC ACSTH – 14 недель, Портфолио PCC или МСС – 18 недель. Приглашение отправляется  на электронную почту с дальнейшими инструкциями по прохождению онлайн-теста. После получения приглашения, дается 60 суток , чтобы выбрать удобный для вас день запустить процесс тестирования.

Примеры вопросов онлайн-теста.

Онлайн-тестирование.